Für hybride Tagungen: Digital Event Hub Kranichstein

Hybride Events sind die Kombi­na­tion aus der rein digital durch­ge­führten Veran­stal­tung und des klas­si­schen „On-Site Events“.

Nehmen wir an, eine Tagung besteht aus folgenden Bestand­teilen:

• General Session in einem großen Saal oder Halle, mit großen Teil­neh­mer­zahlen und Vorträgen
• Mit vielen Brea­kout Sessions und One on One Meetings
• Kaffee­pausen und Netz­werken
• Ausstel­ler­fläche und Produkt­prä­sen­ta­tionen

Will man also profes­sio­nell eine Veran­stal­tung hybrid durch­führen, müssen wir einer Brücke bauen zwischen analoger Welt und digi­taler Welt.

Der Schlüssel zu einer erfolg­rei­chen Hybriden Veran­stal­tung ist nicht, nur die Infor­ma­tionen des Onsite Events zu über­mit­teln, sondern die Teil­nehmer auf beiden Seiten wert zu schätzen durch klare Struk­turen, modernes Design und zuvör­derst, die Möglich­keiten des inter­ak­tiven Austauschs in den Mittel­punkt zu stellen. Genau diesem Anspruch wird unsere Platt­form gerecht.

Mit über 200 Entwick­lern die täglich an neuen Funk­tionen arbeiten, unseren “Digital Event Opera­tors” die den tech­ni­schen Support, Designs, Struktur und Regie über­nehmen und unseren Veran­stal­tungs­tech­ni­kern, die vor Ort die Show reali­sieren, setzen wir erfolg­reich digi­tale, analoge und hybride Veran­stal­tungen auf der ganzen Welt um.

Es gibt unzählig viele gute Gründe. Alleine um den Teil­neh­mern, Ausstel­lern, Spon­soren und den Veran­stal­tern einen hauch Planungs­si­cher­heit zu geben, muss die Veran­stal­tung entweder bereits grund­sätz­lich voll­ständig digi­ta­li­siert sein oder als hybride Vari­ante ange­legt werden. 

Unab­hängig von Krisen und Pande­mien ist die Digi­ta­li­sie­rung von Veran­stal­tungen der nächste Evolu­ti­ons­schritt der Veran­stal­tungs­branche. Wir spre­chen hier von einer Koper­ni­ka­ni­schen Wende. Sie sollten sich nicht die Frage stellen ob Sie auf digi­tale Veran­stal­tungs­kon­zepte umstellen, sondern nur wann. Vergleichbar ist diese Situa­tion mit der Erfin­dung der Glüh­birne, natür­lich wird es auch in Zukunft noch Kerzen geben, aber den Siegeszug der Glüh­birne wird keiner leugnen wollen.

Bei einem Hybriden Event, wird die Veran­stal­tung sowohl On-Site, als auch digital inter­aktiv durch­ge­führt. Rele­vant ist hierbei der Begriff “inter­aktiv”, denn das reine Strea­ming einer Veran­stal­tung ist wie Kino. Ich schaue nur zu, kann mich aber nicht einbringen.

Tech­nisch gesehen kann auf jedes Event ein hybrides Event aufge­setzt werden. Rele­vant ist immer eine adäquate Inter­net­an­bin­dung.  Durch unsere Platt­form müssen Hybrid geplante Veran­stal­tungen im Ernst­fall nicht mehr abge­sagt werden. Sie können einfach voll­ständig digital durch­ge­führt werden.

Im Prinzip alle Veran­stal­tungen Vari­anten. Sogar komplexe Ärzte­kon­gresse mit Live Opera­tionen, unzäh­ligen Parallel-Vorträgen, großen Diskus­si­ons­runden, inter­ak­tiven Netz­werk Sessions und umfang­rei­chen Aussteller Flächen.

Meetings, Konfe­renzen, Ausstel­lungen, Pres­se­kon­fe­renzen mit verschie­denen Spra­chen, Aufsichts­rats­sit­zungen, Tagungen, Produkt­prä­sen­ta­tionen, Vertriebs­mee­tings und viele mehr. 

Bei einem Event kommen am Ende immer Menschen zusammen, die begeis­tert, infor­miert und sich austau­schen wollen. Unsere Platt­form ist genau dafür konzi­piert.

Die kleinste Perso­nen­zahl ist 2, denn alleine könnte man auch ein Buch lesen. In der Bühnen­si­tua­tion bis zu 100.000 Personen. Pro inter­ak­tiver Session bis zu 500 Teil­neh­mern.

Der Veran­stalter versendet nach wie vor die Einla­dungen mit dem Zugangs­link zum Event.

5 Minuten vor Beginn des Event wird der Zugang frei­ge­schalten und die Teil­nehmer können sich dann frei bewegen. Vorher steht die Anmel­de­seite zur Verfü­gung, die eine Begrü­ßung, Spon­soren, Infor­ma­tionen zum Event, die Agenda und alle Aussteller zeigt. Durch auto­ma­ti­sierte Erin­ne­rungs­mails, wird der Teil­nehmer dann an das bevor­ste­hende Event erin­nert.

Die Platt­form ist DSGVO konform, sonst würden wir nicht damit arbeiten. Die Teil­nehmer haben die Chance, vor dem Event schon Ihr Profil anzu­legen, mit ein paar Infor­ma­tionen wie Profil­bild, Name, Firma, Posi­tion, Website, Linkedin. Diese Infor­ma­tionen dienen als digi­tale Visi­ten­karte und werden nur mit einzelnen Personen geteilt, wenn der Teil­nehmer aktiv seine “Visi­ten­karte über­gibt” das funk­tio­niert z.B. im Bereich Netz­werken, an den Aussteller Ständen oder im One on One Meeting.

Damit spre­chen wir den einzigen echten Flaschen­hals an. Internet Band­breite. Vor jedem Event misst einer unserer IT Tech­niker die Band­breite der Inter­net­an­bin­dung der Loca­tion und setzt sich mit der haus­in­ternen IT Abtei­lung in Verbin­dung. 

Um eine reibungs­lose Schnitt­stelle zu gewähr­leisten, werden pro Gewerk eigene unab­hän­gige Netz­werke aufge­baut. Bühne, Aussteller, Session und Teil­nehmer. In der Regel haben die Loca­tions bereits einen profes­sio­nellen Dienst­leister, der diese Struktur umsetzen kann. Wir bringen aber auch gerne einen eigenen Dienst­leister mit, der sich darauf spezia­li­siert hat.

Nein, denn dafür haben Sie ja uns. Wir verstehen uns darin, Sie gut aussehen zu lassen und Ihren Teil­neh­mern eine maximal posi­tive “User-Expe­ri­ence” zu ermög­li­chen. Sie sollen sich ganz auf die Inhalte und Teil­nehmer konzen­trieren und wir kümmern uns um die Infra­struktur, Design, Opera­ting und um Sie 🙂

Nein, denn prin­zi­piell ist ja alles schon da, was wir brau­chen: Teil­nehmer, Agenda, Präsen­ta­tionen, Key-Visuals und Refe­renten. Wir über­setzen es kurz­fristig digital und je nach Größe des Events, können wir schon nach einem Tag digital “Live” gehen. Um diesen Herz­kasper und graue Haare aber zu vermeiden, empfehlen wir allen Veran­stal­tern, seit März 2020 alle Veran­stal­tungen hybrid anzu­bieten.  

Ist das Event erstmal Hybrid, kann dazwi­schen­kommen was will. Das Event kann statt­finden. Wir sind quasi die digi­tale Schlecht­wetter Vari­ante.

Absolut empfeh­lens­wert! Denn die besagten 5 Minuten sollten die Redner defi­nitiv vor dem Event durch­ma­chen, damit Sie auf der “digi­talen Bühne” genauso begeis­tert und selbst­be­wusst sind wie auf dem On-Site Event. Bei allen folgenden Veran­stal­tungen ist dann erfah­rungs­gemäß, abhängig von der Komple­xität, eine kurze Gene­ral­probe empfeh­lens­wert, aber nicht zwin­gend notwendig.

Die Kosten setzen sich aus der Bereit­stel­lung der Platt­form abhängig der Teil­neh­mer­zahlen und dem Support unserer Digital-Event-Opera­tors zusammen. Abhängig von der Größe und Komple­xität des Events, kommen dann natür­lich noch Audio­technik, Video­technik, Licht­technik, Kame­ra­technik und weitere Hard­ware und Service dazu. Um einen Über­blick über die gesamte Funk­ti­ons­pa­lette der Platt­form und die Preis­staf­fe­lung zu erhalten, rufen Sie uns entweder an, schreiben uns eine E‑Mail oder verein­baren hier direkt verbind­lich Ihre persön­liche Demo-Session, in der Sie all Ihre Fragen stellen können und die Platt­form selbst live erleben können. Aber Sie werden verblüfft sein, wie preis­wert diese Fülle an Funk­tionen letzt­end­lich wirk­lich ist. Mit unseren Kunden verein­baren wir, bei wieder­keh­renden Veran­stal­tungen, gerne auch Volumen Ange­bote und Staf­fel­preise.

Zuerst einmal brau­chen wir Ihr Vertrauen, und das schaffen wir durch eine ausgie­bige persön­liche Demo Session auf der Platt­form. Hierfür können Sie sich Hier einen verbind­li­chen, natür­lich kosten­freien Termin sichern. 

Was wir darüber hinaus aber noch von Ihnen brau­chen, ist der Termin der Veran­stal­tung, die Anzahl der Teil­nehmer, wenn hybrid, dann Loca­tion der Veran­stal­tung. Um Ihnen noch einige Tipps aus unseren lang­jäh­rigen Erfah­rungen zu geben, ist die Idee der Veran­stal­tung für uns rele­vant. Denn gerne arbeiten wir auch mit Ihnen zusammen Ihr Veran­stal­tungs­kon­zept aus. Denn seit es Messen in der “alten Form” nicht mehr gibt, verän­dert sich das Marke­ting­ver­halten der ausstel­lenden Unter­nehmen dras­tisch, und da können wir Ihnen gerne hilf­reiche Praxis Tipps geben.